Zásady ochrany osobních údajů

1. Kdo je správcem osobních údajů

Správcem osobních údajů je NEW PROFI-CZ a.s., IČ 29374952, DIČ CZ29374952, se sídlem Plovární 478/1, 301 00 Plzeň. Kontaktovat nás můžete e-mailem na virtualky@profi-cz.cz, telefonicky na +420 774 910 910 nebo písemně na adrese sídla. Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali, protože nám to zákon neukládá.

2. Jaké údaje zpracováváme

V závislosti na tom, jakou službu využíváte, zpracováváme tyto kategorie údajů:

• identifikační a kontaktní údaje: jméno a příjmení, název firmy, IČ, telefon, e-mail, korespondenční adresa;
• údaje o poptávané službě: typ služby, zvolené období, pro koho je služba určena, vaše poznámka;
• údaje potřebné pro smlouvu a dokumenty pro rejstříkový soud nebo úřad: datum narození, adresa trvalého pobytu, číslo dokladu totožnosti (pouze tam, kde to vyžaduje zákon, např. při zřízení trvalého pobytu nebo převodu společnosti);
• údaje o poště doručené na vaši adresu u nás: odesílatel, datum doručení, případně sken obálky nebo obsahu, pokud jste si skenování sjednali;
• fakturační a platební údaje: číslo účtu, variabilní symbol, historie plateb.

3. Proč údaje zpracováváme a na jakém právním základě

• Vyřízení poptávky a jednání o smlouvě (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) – údaje z poptávkového formuláře používáme k tomu, abychom vás kontaktovali, připravili nabídku a smluvní dokumentaci k virtuálnímu sídlu, trvalému pobytu nebo převodu společnosti.
• Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) – vedení smluvního vztahu, vystavení souhlasu s umístěním sídla, označení schránky, přebírání, evidence a případné skenování pošty, komunikace v průběhu trvání služby.
• Plnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) – zejména účetní a daňové předpisy (uchovávání daňových dokladů), povinnosti podle zákona o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti (AML) při převodu společností a povinnosti vůči orgánům veřejné moci.
• Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) – ochrana našich právních nároků, evidence a vymáhání pohledávek ze smluv, zabezpečení webu a ochrana proti zneužití formulářů.

Souhlas se zpracováním osobních údajů, který potvrzujete v poptávkovém formuláři, slouží k tomu, abychom vás mohli kontaktovat ohledně vaší poptávky. Můžete jej kdykoli odvolat; odvoláním není dotčena zákonnost zpracování před odvoláním. Pokud zpracování stojí zároveň na jiném právním základě (např. plnění smlouvy), pokračujeme v něm v rozsahu, který tento základ vyžaduje.

4. Komu údaje předáváme

Osobní údaje zpracovávají pouze naši pověření pracovníci a smluvně vázaní zpracovatelé, kteří nám poskytují služby a údaje zpracovávají podle našich pokynů:

• poskytovatel hostingu webu a úložiště odeslaných formulářů: Netlify, Inc. (USA);
• poskytovatel služby pro odesílání e-mailových potvrzení a upozornění: Resend, Inc. (USA);
• Google LLC (USA) – při zobrazení stránky se načítají písma ze serverů Google Fonts a na stránce Kontakt vložená mapa Google Maps;
• externí účetní a daňoví poradci, advokáti a notáři – v rozsahu nezbytném pro jejich činnost;
• orgány veřejné moci (soudy, rejstříkové soudy, finanční správa, Policie ČR), pokud nám to ukládá zákon, úřady městských obvodů a rejstříkové soudy v souvislosti se zřízením sídla nebo pobytu.

5. Předávání do zemí mimo EU

Někteří naši dodavatelé (Netlify, Resend, Google) provozují servery ve Spojených státech amerických. Předání údajů do USA je zajištěno buď rozhodnutím Evropské komise o odpovídající ochraně pro subjekty certifikované v rámci EU–U.S. Data Privacy Framework, nebo standardními smluvními doložkami schválenými Evropskou komisí. Kopii těchto záruk vám na vyžádání poskytneme.

6. Jak dlouho údaje uchováváme

• poptávka, po které nedojde k uzavření smlouvy: 12 měsíců od posledního kontaktu;
• smluvní dokumentace a komunikace: po dobu trvání smlouvy a dále 10 let od jejího ukončení (promlčecí doby a účetní a daňové předpisy);
• evidence doručené pošty a skeny: po dobu trvání smlouvy, nejdéle však 3 měsíce po jejím skončení;
• údaje zpracovávané podle AML zákona: 10 let od ukončení obchodního vztahu.

Po uplynutí uvedených lhůt údaje vymažeme nebo anonymizujeme, pokud nám zákon neukládá delší uchování.

7. Cookies a lokální úložiště

Web nepoužívá analytické, marketingové ani sledovací cookies. Poptávkový průvodce ukládá rozpracovanou poptávku do lokálního úložiště vašeho prohlížeče (localStorage), aby se vám při obnovení stránky neztratila; tato data zůstávají pouze ve vašem zařízení a po odeslání poptávky se smažou. Na stránce Kontakt je vložena mapa Google Maps, která může do vašeho prohlížeče ukládat vlastní cookies podle zásad společnosti Google. Pokud v budoucnu nasadíme měření návštěvnosti nebo reklamní nástroje, požádáme vás předem o souhlas prostřednictvím cookie lišty.

8. Vaše práva

• právo na přístup – potvrzení, zda vaše údaje zpracováváme, a kopii těchto údajů;
• právo na opravu nepřesných nebo neúplných údajů;
• právo na výmaz („právo být zapomenut“), pokud údaje již nepotřebujeme a nebrání tomu zákonná povinnost nebo ochrana právních nároků;
• právo na omezení zpracování;
• právo na přenositelnost údajů, které jste nám poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném formátu;
• právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu;
• právo odvolat souhlas, je-li zpracování založeno na souhlasu;
• právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

Svá práva uplatníte e-mailem na virtualky@profi-cz.cz nebo písemně na adrese sídla. Odpovíme vám nejpozději do jednoho měsíce; ve složitých případech můžeme lhůtu prodloužit o další dva měsíce, o čemž vás budeme informovat. Pro ověření vaší totožnosti vás můžeme požádat o doplňující informace.

9. Zabezpečení a automatizované rozhodování

Údaje chráníme technickými a organizačními opatřeními: šifrovaným přenosem (HTTPS), řízením přístupu k evidencím, zálohováním a školením pracovníků. Neprovádíme automatizované rozhodování ani profilování, které by pro vás mělo právní účinky.

10. Změny těchto zásad

Zásady můžeme aktualizovat, například při změně dodavatelů nebo právních předpisů. Aktuální znění je vždy na této stránce; datum účinnosti je uvedeno v úvodu. Tato verze je účinná od 21. 9. 2026.